Dokumenttien hallinta

Dokumenttien hallinta tehostaa organisaation toimintaa huomattavasti. Tutkimusten mukaan työntekijät voivat kuluttaa jopa 50 % työajastaan tarvitsemiensa tietojen hakemiseen. Koska käsiteltävän tiedon määrä kasvaa jatkuvasti, on tarve dokumenttien hallinnalle myös ehdoton. Dokumenttien hallinnan avulla työntekijät tietävät mitä dokumentteja yrityksellä on, mitä ne sisältävät ja kenellä on oikeus käsitellä niitä. IMS toimintajärjestelmän dokumenttien hallinta edistää tiedon keruuta, hallintaa ja sen käyttöä. On hyvä muistaa, että pelkällä dokumenttien hallinnalla yritys voi säästää vuodessa huomattavia summia. Dokumenttien hallinta ei yksissään ole vastaus yrityksen haasteisiin, mutta yhdistettynä yrityksen prosesseihin, voidaan mitata järjestelmän todellisia hyötyjä.

IMS toimintajärjestelmä mahdollistaa koko organisaation dokumentaation hallinnan. Ratkaisulla toteutetaan asiakirjojen, lomakkeiden ja työpohjien tarkastus ja hyväksyntä, versiohallinta, käyttäjähallinta ja arkistointi.

Asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta ja ovat aina ajan tasalla. Version hallinta ja löydettävyys helpottuu ja vanhentuneiden asiakirjojen käyttö estyy. Asiakirjat voidaan myös linkittää prosessien vaiheisiin jolloin työtä ohjaavat dokumentit löytyvät helposti oikeasta paikasta. Muistiot, tarkastusraportit ja muut toiminnan tuloksena syntyneet dokumentit säilytetään tallenteina. Lisäksi asiakirjat voidaan hallinnoida myös jossakin muussa dokumenttien hallintajärjestelmässä ja katsella IMS:ssä. Vastaavasti IMS toimintajärjestelmällä laadittuja prosessikuvauksia voidaan katsella esim. organisaation intranetissä tai extranetissä. IMS™ ratkaisu mahdollistaa pöytäkirjojen, muistioiden, tarkastusraporttien ja muiden toiminnan tuloksena syntyneiden dokumenttien säilyttämisen tallenteina. Tallenteet ovat kertaluontoisia dokumentteja joita ei myöhemmin versioida. Myös tallenteita voidaan linkittää prosessien vaiheisiin.