Incap Oyj: IMS -Toimintajärjestelmällä tehdaskohtaisista sertifioinneista multi-site sertifiointiin

Incap on kansainvälisesti toimiva sopimusvalmistaja, jonka palvelut kattavat elektromekaanisten tuotteiden koko elinkaaren suunnittelusta ja valmistuksesta huolto- ja ylläpitopalveluihin. Incapin asiakkaat ovat oman alansa johtavia energiatehokkuus- ja hyvinvointiteknologian laitetoimittajia, joille yhtiö tuottaa palveluja strategisena kumppanina. Incap Oyj:llä on toimintaa Suomessa, Virossa ja Intiassa. Konsernin liikevaihto vuonna 2010 oli noin 59 miljoonaa euroa ja yhtiön palveluksessa on noin 730 henkilöä.

Kohti Multi-site sertifiontia

Incap konsernilla oli lähtötilanteessa neljällä eri tehtaallaan tehdaskohtaiset ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 13485 sertifikaatit. Kansainvälistymisen myötä tuli tarve saada toimintajärjestelmät ja sertifikaatit yhtenäistettyä konsernijohtoiseksi multi-site sertifikaatiksi.

Prosessien kehittäminen nykytilanteesta tahtotilaan

Työkaluksi valittiin IMS sähköinen toimintajärjestelmä. Projekti aloitettiin vuoden 2009 alussa prosessien kuvauksilla. Järjestelmän rakentaminen ja käyttöönotto toteutettiin projektina, jonka vetäjänä toimi konsernin laatupäällikkö Riitta Pönniö. Aluksi kuvattiin yhdessä nimettyjen prosessinomistajien kanssa konsernin pääprosessit ja tukiprosessit, sitten jatkettiin tehdaskohtaisten prosessien kuvaamista. Prosessien parantaminen nykytilanteesta tahtotilaan oli haastava ja opettava projekti. IMS sähköinen työkalu toimi erinomaisena alustana läpinäkyvyyden saamiseksi sekä konsernin johdolle että uusien työntekijöiden ja toimihenkilöiden koulutuksessa.

Kokonaisvaltaisen järjestelmän käyttöönotto

IMS Toimintajärjestelmän kaikki osiot:

• toimintakäsikirja suomeksi ja englanniksi,
• dokumenttiosio suomeksi, englanniksi ja eestiksi,
• tallenteet ja raportit suomeksi, englanniksi ja eestiksi otettiin käyttöön asteittain siten, että Suomen tehtaat tehtiin ensimmäiseksi ja sen jälkeen IMS Toimintajärjestelmä otettiin Viron tehtaalla. Intia tuli mukaan viimeisenä.

Läpinäkyvä raportointi tukee jatkuvaa parantamista

Incap konsernissa kaikki asiakas- ja toimittajareklamaatiot, tapaturma- ja läheltäpitiraportit, auditointipoikkeamat sekä muut jatkuvan parantamisen palautteet käsitellään IMS raportoinnin kautta. Tämä helpottaa huomattavasti paitsi sisäistä toimintaa myös toiminnan esittelemistä sisäisissä, asiakas- ja ISO -auditoinneissa. Asiakkailta ja muilta auditoijilta on tullut positiivista palautetta asioiden järjestelmällisestä jatkuvan parantamisen käsittelystä.

Kattava mittaristo myös hallituksen käytössä

Mittaristo rakennettiin alusta alkaen siten, että kaikilla tehtailla on samat mittarit, joista rakennetaan Incap konsernin yhteenvetoraportit. Mittarien näkyvyyttä säädellään käyttäjäoikeuksien kautta. Nyt kun jokainen tehdas päivittää itse mittaritietonsa kerran kuussa suoraan IMS Toimintajärjestelmään, säästetään siinä huomattavasti aikaa raporttidatan keräilyssä.