Kouvolan Kaupunki: IMS-toimintajärjestelmä jokapäiväisessä käytössä

Kouvolan Kaupunki on organisaationa n. 6000 työntekijää kattava ja liikevaihdoltaan n. 500 miljonaa euroa. IMS toimintajärjestelmä on käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa (vuosi 2010) ja projektia vetää strategiasuunnittelija Katariina Valtonen

Toimintajärjestelmän rakentamisen taustaa

Prosessikuvaukset olivat ennen IMS:ä työntekijöiden henkilökohtaisilla työkoneilla ja verkkolevyillä suljettujen kansioiden takana. Tiedon jakaminen, sekä prosessi- ja strategiatietoisuus ei ollut tasolla, jolla sen olisi haluttu olevan. Toiminta haluttiin saada läpinäkyvämmäksi ja tästä syystä uusi toimintajärjestelmä oli ajankohtaista hankkia.

Syitä minkä takia Kouvolan kaupunki päätyi IMS toimintajärjestelmään olivat: ” Ohjelma oli käytössä yhdellä toimialalla ja osoittautui helppokäyttöiseksi suunnittelutyökaluksi. Helppokäyttöisyys ja nopea käyttöönotto selainsovelluksena puolsivat paikkaansa.”

Järjestelmä jokapäiväisessä työssä

Toimintajärjestelmää rakennetaan parhaillaan Kouvolassa. Koska kyseessä on varsin laaja organisaatio, niin järjestelmän opettaminen kaikilla asianosaisille vie aikaa ja vaatii koulutusta. Kouvolan kaupungissa IMS:ä käyttää tällä hetkellä noin 50 henkilöä teknisen-, sivistyksen-, perusturvan- ja konsernipalveluiden piirissä. ”Ydinjoukkoa koulutetaan toimialojen pääkäyttäjiksi ja myös editorinkäyttöä on samaan aikaan viety eteenpäin vierihoito-menetelmällä” kertoo Valtonen.

Valtonen kiittelee IMS:n suunittelukuvausten helppokäyttöisyyttä ja selainkäyttöisyyttä, joka mahdollistaa toimintajärjestelmän käytön ajasta tai paikasta riippumatta. Kuvausten keskitetty saatavuus ja yksinkertaisuus, nopea käyttäjätuki, avulias henkilöstö, iloinen ilme ja edullinen hinta olivat syitä, jonka takia Kouvolan kaupunki päätyi IMS toimintajärjestelmään.

IMS:ä käytetään myös strategiakuvauksiin

Kouvola käyttää IMS:ä poikkeuksellisella tavalla prosessikuvausten ohella myös strategiakuvauksiin. Tulevaisuudessa kaupungissa toteutetaan organisaatiouudistus, jota varten nykytilakuvausten lisäksi IMS:ä hyödynnetään uuden organisaation prosessikuvauksissa. Lähitulevaisuudessa strategioiden kuvaaminen laajenee strategiakuvauksista strategiatekstien tallentamiseen kuvan takana sijaitsevaan taulukkoon (vaiheiden kuvaus – välilehdelle).