Tausta sähköisen toimintajärjestelmän rakentamiselle Jujo Thermal konsernissa

Jujo Thermal valmistaa korkealaatuisia lämpöherkkiä papereita sekä valikoituja korkean jalostusasteen etikettipapereita. Konserni on perustettu 1992 ja sen palveluksessa on 230 työntekijää ja liikevaihto on yli 100 miljoonaa euroa. Vuosittainen valmistuskapasiteetti on 70 000 tonnia.

Syksyllä 2005 Jujo Thermal Oy osti Kauttua Paper Mill Oy:n (ent. Ahlstrom Kauttua Oy) osakekannan Ahlstrom Oyj:ltä. Yrityskaupan hetkellä Kauttua Paper Millillä oli sertifioitu toimintajärjestelmä (ISO 9001, 14001 & OHSAS 18001) ja Jujo Thermalilla oma ei-sertifioitu toimintajärjestelmänsä.

Yrityskaupan jälkeen konsernin johto päätti, että konsernille luotaisiin koko konsernin toiminnan kattava, sertifioitava toiminta-järjestelmä ja niinpä lopulta keväällä 2007 käynnistettiin toimintajärjestelmän kehitysprojekti.

Miksi IMS

Syksyllä 2007 kartoitettiin muutama ohjelmistovaihtoehto ja joulukuussa 2007 päätettiin uudeksi toimintajärjestelmä-ohjelmistoksi valita IMS Business Solutions Oy:n IMS™.

Valinnassa painottuivat seuraavat asiat:

IMS™ on visuaalinen ratkaisu ja se on helppokäyttöinen ja havainnollinen eikä käyttäjämäärää ole rajattu.

Prosessilähtöisenä jokainen työntekijä saa helposti kokonaiskuvan yrityksen toiminnasta ja ymmärtää oman roolinsa toiminnassa (miten osallistuu eri prosesseihin).

Asiakirjojen ylläpito, version hallinta ja arkistointi sekä mittaristo (tuloskortti) voidaan hoitaa samassa ohjelmistossa eli ei tarvita muita kaupallisia sovelluksia

Sisäisten auditointien raportointimahdollisuus (poikkeamien ja kehitysehdotusten käsittely ja kierrätys)

Kokonaisuutena Jujo Thermalille sopivin ratkaisu

Onnistuneen käyttöönoton edellytyksiä

"Onnistuneen käyttöönoton edellytyksenä on johdon sitoutuminen ja riittävä valmistautuminen käyttöönottoon. Organisaatiossa kannattaa käydä läpi omat prosessit ja koko liiketoiminta ja hyödyntää ulkopuolista konsulttia (osaa kyseenalaistaa monia asioita, vertailutietoa muista yrityksistä, sparraa hyviin suorituksiin).

Vanhan järjestelmän sisällön mekaaninen siirto uuteen järjestelmään ei ole järkevää, vaan asiat kannattaa miettiä uudelleen prosessien kautta. Prosessien yksinkertaistamiseen kannattaa käyttää aikaa, jotta prosesseista saataisiin mahdollisimman havainnollisia. 

Omasta organisaatiosta olisi hyvä olla ainakin yhden henkilön täysin keskittynyt ohjelmiston käyttöönottoon ja sisällön tuottamiseen ja tämän henkilön olisi hyödyllistä omata jonkinlainen kokonaisvaltainen käsitys oman organisaation toiminnasta. Lisäksi on tärkeää muistaa henkilöstön riittävä informointi uudesta sovelluksesta ja sen käyttöönoton vaiheista 

Workshoppien merkitys on todella tärkeä sisällön luonnin aloituksessa. Niiden avulla saadaan tietotaito nopeasti tasolle, jolla ohjelmiston käyttö ja sisällön luonti onnistuu vaivatta. Ohjelmiston tulee palvella koko organisaatiota. Tähän päästään, kun henkilöstö itse osallistuu sisällön tuottamiseen ja koko henkilöstö saa koulutusta ohjelmiston käyttöön."

Jujo Thermal konsernin toimintajärjestelmä auditoitiin ulkoisesti Inspectan toimesta marraskuussa 2008. Toimintajärjestelmän kehitysprojekti päättyi joulukuussa 2008, kun Inspecta myönsi uudet sertifikaatit: