VVO Oyj

VVO on perustettu alun perin osuuskuntana vuonna 1969 SAK:n jäsenliittojen ja E-osuuskuntaliikkeen toimesta. Osakeyhtiöksi se muuttui vuonna 1997 ja julkisesti pörssissä noteeratuksi yritykseksi vuonna 2001. Nykyään yrityksen pääomistajia ovat vakuutusyhtiöt Varma ja Ilmarinen sekä eri alojen ammattiliitot. VVO omistaa noin 39 000 asuntoa noin 50 paikkakunnalla ja se rakennuttaa vuosittain noin 1000 uutta vuokra-asuntoa. Yrityksen liikevaihto vuonna 2008 oli 327 miljoonaa euroa ja se työllistää noin 350 henkilöä.

Tausta sähköisen toimintajärjestelmän hankkimiselle

Sähköisen toimintajärjestelmän hankintaan VVO:lla päädyttiin tilanteessa, jossa prosessikuvaukset olivat liiaksi jonkun yksittäisen osaston luomia, eikä niissä kuvattu yksiköiden rajojen ulkopuolelle meneviä toimintoja. Niitä käytettiin parhaassa tapauksessa vain osastojen omissa tiimipalavereissa ja kuvatut prosessit olivat siellä täällä organisaation jäsenten koneilla. Ylipäätään varsinainen prosessiajattelu, jossa hallitaan koko ketju alusta loppuun, oli satunnaista.

Ratkaisuna tilanteen korjaamiseksi nähtiin sähköisen toimintajärjestelmän hankkiminen. Eri vaihtoehdoista yritys päätti valita IMS Business Solution Oy:n tarjoaman ratkaisun. ”IMS vakuutti selkeydessään”, valottaa VVO:n laatupäällikkö Päivi Raami valintaprosessia.

IMS otettiin käyttöön kesällä 2006. ”Prosessien keskitetty kuvaaminen ja kuvausohjeet paljastivat epäkohtia ja uusi prosessikartta otettiin käyttöön 2007. Siinä pääprosessit ketjutettiin isommiksi kokonaisuuksiksi niin, että varsinainen tekeminen toimii ohjaavana elementtinä eikä esim. tietty yksikkö, jonka vastuulla tekeminen on”, Raami kertoo.

Ohjelmiston hyödyntäminen

”Ohjelmistoa on käytetty prosessien kuvaamiseen ja lisäksi tarvittavat dokumentit on linkitetty niihin. Työryhmissä on tehty paljon työtä prosessien kuvaamiseksi ja usein olen laatupäällikön roolissa ollut mukana varmistamassa, että tietty yhdenmukaisuus säilyy niin sisällön kuin ulkoasunkin suhteen eri organisaation osien välillä”, Raami kertoo ja jatkaa ”Ohjelmisto on käytössä koko organisaatiossa, mutta käyttöaste eri osastojen välillä vaihtelee. Kaikilla on kuitenkin lukuoikeus hyväksyttyihin prosesseihin. Prosessikuvaukset ovat vielä osin kesken, mutta esimerkiksi vuokrausprosessi on ollut käytössä jo pidemmän aikaa ja myös vuokranvalvojilla on jo omat prosessinsa käytössä.”

”Suurin hyöty on ollut siinä, että olemme voineet osoittaa eri osaprosessien keskinäisen vuorovaikutuksen”, Raami kertoo. ”Esimerkiksi sama prosessi on kuvattu hyvin eri tavalla talouspuolella verrattuna korjauspuoleen. Visuaalisesti kuvattuna prosessi aukeaa nyt paljon havainnollisemmin molemmille osapuolille ja eri yksiköiden näkökulmat ovat tulleet paremmin esille. Visualisoinnin avulla eri osastojen välisiä raja-aitoja on voitu purkaa ja lisätä keskustelua. Viime keväänä organisaatiota muutettiin siten, että toiminnot tukevat kahden ydinprosessin (asiakkuuksien hallinta ja investointien ja kiinteistöjen hallinta) toteutumista entistä vahvemmin.”

Tulevaisuus

Vuonna 2009 VVO:n asunnonvuokrausliiketoiminta sai Suomen laatupalkintokilpailussa EFQM Recognised for Excellence –tunnustuksen hyvästä toiminnasta ja hyvistä tuloksista. Organisaatio sai ensimmäisellä yrittämällä 450-500 pistettä, mitä voidaan pitää erinomaisena saavutuksena varsinkin kun Suomessa parhaat organisaatiot ovat saavuttaneet maksimissaan tuloksen 600/1000. ”Saadun arviointiraportin avulla toimintaa voidaan edelleen kehittää ja tarkoituksena onkin jatkossa parantaa tulosta. Tulevaisuuden haasteita on muun muassa kuvata vielä puuttuvat prosessit ja selkiyttää vastuualueita, jotta kaikki tietävät, kenen vastuulla asiat ovat. Lisäksi pidemmän aikavälin tavoitteena on luoda koko organisaation laajuinen mittaristo”, Raami päättää.