Yrjö ja Hanna Oy: Miksi meille hankittiin IMS - Oli ihan pakko!

Yrjö ja Hanna säätiö on perustettu 1996 YH-palvelutalo-yhdistyksen toimesta.  Se on Valtakunnallisesti toimiva, yleishyödyllinen säätiö, jonka tarkoituksena on edistää vanhusten, vammaisten, lasten ja muiden päivittäisissä toiminnoissaan apua tarvitsevien hyvinvointia ja laadukasta elämää. Tämän tarkoituksensa toteuttamiseksi säätiö hankkii tai omistaa kiinteistöjä, omistaa ja vuokraoikeuden nojalla hallitsee tontteja ja rakennuttaa niille rakennuksia. Rakennusten huonetilat ovat vanhusten, vammaisten tai muiden päivittäisissä toiminnoissa palveluja tarvitsevien vuokra-, asumisoikeus - tai omistusasuntoja. Lisäksi säätiö ylläpitää edellä mainittuja rakennuksia, tuottaa lasten ja nuorten päivähoitoon ja harrastetoimintaan liittyviä palveluja, tuottaa asumis-, koti-, tuki- kuntoutus-, sairaanhoito- ja virkistyspalveluja sekä kehittää uusia toimintamalleja.

Yrjö ja Hanna Oy on perustettu 2006. Palvelutoiminta siirrettiin säätiöltä yhtiölle vuoden 2008 alusta ja samassa yhteydessä palvelutoiminnan henkilökunta siirtyi säätiöltä osakeyhtiön palvelukseen vanhoina työntekijöinä. Toistaiseksi voimassaolevia työsuhteita on noin 130 ja kuukausipalkkaisessa työsuhteessa noin 180. Yrityksellä on tällä hetkellä kahdeksan toimipistettä ympäri Suomea. Yrityksen arvoina ovat asiakaskeskeisyys, taloudellisuus, aktiivinen verkostoituminen ja innovatiivisuus.

Miksi IMS™?

Yrjö ja Hanna säätiön organisaatio on hajallaan ympäri maata ja toimintajärjestelmän ylläpito paperimuodossa on täten vaikeaa, jopa mahdotonta. Organisaatiossa oli tarve saada työväline, jonka avulla tietoa voidaan välittää kaikille samanaikaisesti ja samanlaisena. ”Oli ihan pakko hankkia toimintajärjestelmä”, toteaa palvelujohtaja Kirsi Ala-Jaakkola.

Yrjö ja Hanna koostuu kahdeksasta eri talosta, jotka on perustettu eri aikoina ja erilaisiin tarpeisiin. Taloilla on oma paikallinen leimansa ja ne ovat tähän saakka toimineet suhteellisen itsenäisesti luoden omat toimintakulttuurinsa. Tästä johtuen ei ole muodostunut koko organisaation läpäisevää yhteistä toimintamallia, mikä on aiheuttanut hankaluuksia johtamisessa ja toiminnan arvioinnissa. ”Ylipäätään yhteisten toimintatapojen sopiminen tuo helpotusta moneen asiaan”, Ala-Jaakkola toteaa ja jatkaa ”Rakentamisprosessi on vielä kesken, mutta jo nyt on huomattu järjestelmän tuomia hyötyjä ja lisää odotetaan, kun se on valmis ja otettu kunnolla käyttöön.”
”Toimintajärjestelmän rakentamisprosessissa on tullut esille useita eri hyötyjä. Toimintaa on käyty läpi eri tasoilla organisaatiossa: hallitus, johtoryhmä ja palvelutalot. Palvelukaavio on tarkentunut; tiedämme mitä teemme ja mitä emme tee”, Ala-Jaakkola kertoo ja jatkaa ”Yhdessä pohtiminen on osallistanut ja antanut selkeämmän kuvan organisaatiosta henkilöstölle. Asiakirjat ja lomakkeet ovat nyt kaikkien saatavilla ja järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden sisäiseen viestintään tehden toiminnasta läpinäkyvämpää. Tavoitteena on myös yhtenäistää asukkaan hyvinvoinnin mittarit, jolloin saadaan selkeämpi kuva asukkaiden kunnosta ja hoivan tarpeesta.”

Rakenna eToimintajärjestelmä –kehitysohjelma

Yrjö ja Hanna aloitti 9 päivän Rakenna eToimintajärjestelmä –kehitysohjelman viime keväänä. Palvelujohtaja Ala-Jaakkolan lisäksi kurssilla on mukana laatupäällikkö Marja Lehdonmäki. ”Monet rakentavat toimintajärjestelmää oman työn ohessa ja kurssi on tällöin hyvä tuki. Se strukturoi toimintaa: on pakko tehdä ja saada aikaan valmista, kun kullekin päivälle on selkeä tavoite, mihin keskitytään”, Ala-Jaakkola toteaa ja jatkaa ”Olemme saaneet kurssilta paljon lisää oppia ja tukea toimintajärjestelmän rakentamistyöhön. Lisäksi rahallisesti on hyvä juttu, että kurssimaksu on kohtuullinen. Erikseen palkattu konsultti tulisi kalliimmaksi eikä silloin myöskään tulisi itse tehtyä järjestelmää. Nyt on itse mietittävä ja tehtävä asioita.”

”Työlle kannattaa varata riittävästi aikaa ja asioiden ei ole syytä olettaa olevan jollakin tavalla, vaan niistä kannattaa keskustella organisaation sisällä.  Tehtäviä myös kannattaa jakaa useammalle henkilölle organisaatiossa ja erityisesti pitää kiinni projektisuunnitelmasta. Kurssille olisi organisaatiosta hyvä osallistua vähintään kaksi ihmistä, jotta kurssi saadaan parhaiten hyödynnettyä.”

Tulevaisuus

Tulevaisuudesta Ala-Jaakkolalla on positiivinen kuva, vaikka kovin paljon ei olla ehdittykään miettiä järjestelmän valmistumisen jälkeistä aikaa: ”Ihmisillä on ollut myönteinen suhtautuminen järjestelmän käyttöönottoa kohtaan, koska ongelmat, joiden ratkaisemiseen se on hankittu, ovat näkyneet päivittäisessä työssä. Luonnollisesti kaikkia hyötyjä ei ole vielä nähtävissä, sillä järjestelmä on keskeneräinen.  Mutta erityisesti mittaripuolen kuntoon saattamiselta odotetaan jatkossa tuloksia, jotta näkisimme toiminnan tehostumisen ja samalla selkeät kehittämisen paikat toiminnassa. Ylipäätään toivon, että asioiden hoitamiseen tulisi sujuvuutta ja selkeyttä – se on sekä henkilökunnan että asukkaiden etu.”